STT

Nội dung

Thông tư số 01

Thông tư số 06

Ghi chú/phân tích

1

Số lượng mẫu lời chứng

Quy định 07 mẫu lời chứng sau đây:

- Lời chứng chung đối với hợp đồng (giao dịch);

- Lời chứng đối với hợp đồng ủy quyền trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng (Mẫu dùng cho bên ủy quyền; mẫu dùng cho bên được ủy quyền);

- Di chúc và văn sửa đổi/bổ sung/hủy bỏ di chúc

- Văn bản thỏa thuận phân chia/văn bản khai nhận di sản

- Văn bản từ chối nhận di sản

- Lời chứng đối với bản dịch.

Quy định 08 mẫu lời chứng sau đây:

- Lời chứng chung đối với hợp đồng (giao dịch);

- Lời chứng đối với hợp đồng ủy quyền trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng (Mẫu dùng cho bên ủy quyền; mẫu dùng cho bên được ủy quyền);

-  Di chúc;

- Văn bản thỏa thuận phân chia di sản

- Văn bản khai nhận di sản

- Văn bản từ chối nhận di sản

- Lời chứng đối với bản dịch.

So với Thông tư số 06, Thông tư số 01 ít hơn 01 mẫu lời chứng do nhập 02 mẫu lời chứng “Văn bản thỏa thuận phân chia/văn bản khai nhận di sản”.

Đồng thời, Thông tư số 01 đã bổ sung thêm trường hợp văn sửa đổi/bổ sung/hủy bỏ di chúc.

2

Địa điểm công chứng  

Địa điểm công chứng là tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng, kể cả trường hợp công chứng ngoài trụ sở tổ chức hành nghề công chứng thì công chứng viên đều phải ký vào lời chứng và đóng dấu tổ chức hành nghề công chứng tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng. (Ghi tên của tổ chức hành nghề công chứng và  địa chỉ trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng theo Quyết định thành lập (đối với Phòng công chứng) hoặc Giấy đăng ký hoạt động (đối với Văn phòng công chứng).)

Ghi địa chỉ cụ thể nơi thực hiện công chứng. Thực tế công chứng tại trụ sở thì ghi địa điểm là trụ sở tổ chức hành nghề công chứng; nếu công chứng ngoài trụ sở thì ghi địa điểm là nơi công chứng.

Quy định của Thông tư số 01 phù hợp với thực tiễn hành nghề công chứng. Trường hợp công chứng ngoài trụ sở nhưng công chứng viên vẫn phải ký và đóng dấu tại trụ sở hành nghề công chứng.

3

Cách ghi thời gian

 Ghi bằng số và cả bằng chữ ngày, tháng, năm công chứng viên ký và đóng dấu tổ chức hành nghề công chứng tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng, trong đó phần chữ để trong dấu ngoặc đơn.

Trong trường hợp công chứng di chúc hoặc người yêu cầu công chứng đề nghị hoặc pháp luật có quy định thì ghi thêm giờ, phút.

Ghi cả ngày, tháng, năm bằng chữ

Nếu thực hiện công chứng ngoài giờ làm việc hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng thì ghi thêm giờ, phút

Việc hướng dẫn cách ghi thời gian thể hiện rõ quan điểm của Thông tư 01, đó là thời gian ký và đóng dấu tổ chức hành nghề công chứng tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng. Quy định này phù hợp với khoản 1 Điều 5 Luật Công chứng năm 2014 “Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng”.

Việc quy định phải ghi thêm giờ, phút khi công chứng di chúc (Thông tư số 01) là sát thực với tính chất, yêu cầu của việc lập di chúc vì có những trường hợp lập di chúc khi sức khỏa và tinh thần  phải xác định từng giờ, từng phút.

4

Xưng danh công chứng viên

Tôi ........................... (4), công chứng viên, trong phạm vi trách nhiệm của mình theo quy định của pháp luật,

(4): Ghi đầy đủ họ tên của công chứng viên thực hiện công chứng.

Tôi .......................................... (3), công chứng viên Phòng công chứng số .........../Văn phòng công chứng ...................., tỉnh (thành phố) ..............

(3): Ghi họ và tên công chứng viên thực hiện công chứng;

Thông tư số 0 bổ sung thêm “trong phạm vi trách nhiệm của mình theo quy định của pháp luật”.

5

Ghi tên hợp đồng, giao dịch

- (5) Ghi rõ loại văn bản theo mẫu lời công chứng.

Tên của hợp đồng (giao dịch) chỉ cần nêu đầy đủ ở lần đầu tiên; với các lần tiếp theo thì có thể ghi ngắn gọn. Ví dụ nếu (5) thứ nhất trong lời chứng là “Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất” thì các (5) tiếp theo trong lời chứng đó chỉ cần ghi là “hợp đồng” mà không cần lặp lại đầy đủ cụm từ “Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất”; nếu (5) thứ nhất trong lời chứng là “Văn bản thỏa thuận chế độ tài sản của vợ chồng trước khi kết hôn” thì các (5) tiếp theo trong lời chứng đó chỉ cần ghi là “văn bản” mà không cần lặp lại đầy đủ cụm từ “Văn bản thỏa thuận chế độ tài sản của vợ chồng trước khi kết hôn”....

(4): Ghi tên hợp đồng, giao dịch cụ thể mà các bên đã giao kết, ví dụ hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, hợp đồng mua bán tài sản ...;

Thông tư số 01 quy định rõ việc ghi ngắn gọn khi trích dẫn lại tên loại văn bản công chứng (chỉ cần ghi rõ tên loại văn bản công chứng khi nêu lần đầu tiên).

6

Thông tin các bên tham gia giao dịch

(6): Nếu chủ thể là cá nhân thì ghi họ tên, năm sinh (nếu chưa đủ 18 tuổi thì ghi rõ ngày tháng năm sinh), giấy tờ tùy thân (trừ trường hợp chưa có giấy tờ tùy thân theo quy định pháp luật) và nơi cư trú. Trong trường hợp chủ thể là cá nhân xác lập hợp đồng (giao dịch) thông qua người đại diện (bao gồm cả trường hợp thông qua người giám hộ) thì ghi thêm cả họ tên, giấy tờ tùy thân, địa chỉ nơi cư trú của người đại diện/người giám hộ và người giám sát giám hộ (nếu có).

Nếu chủ thể là tổ chức thì ghi tên tổ chức, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở (theo Quyết định thành lập, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đầu tư...); họ tên, chức vụ, giấy tờ tùy thân của người đại diện của tổ chức.

Với mẫu 23 (di chúc) thì (6-thông tin bên lập di chúc) chỉ nêu đầy đủ ở lần đầu tiên, với các lần tiếp theo chỉ ghi họ tên của người lập di chúc mà không cần lặp lại toàn bộ họ tên, năm sinh, giấy tờ tùy thân.

(5): Nếu chủ thể là cá nhân thì ghi họ tên, giấy tờ tùy thân, hộ khẩu thường trú;

       Trường hợp có người giám hộ, người làm chứng thì ghi họ tên, giấy tờ tùy thân, hộ khẩu thường trú của người giám hộ, người làm chứng;

       Nếu chủ thể là tổ chức thì ghi tên, địa chỉ trụ sở, số, ngày cấp, nơi cấp mã số doanh nghiệp (giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tư...) và ghi họ tên, giấy tờ tùy thân của người đại diện;

Thông tư số 01 nêu rõ thông tin các bên tham gia giao dịch phải ghi năm sinh (nếu chưa đủ 18 tuổi thì ghi rõ ngày tháng năm sinh); nơi cư trú (thay vì là nơi thường trú như Thông tư số 06).

7

Công chứng viên đọc dự thảo

(8): Trường hợp người yêu cầu công chứng đề nghị công chứng viên đọc hợp đồng thì ghi: “Các bên/Bên.../Ông (Bà)... đã nghe công chứng viên đọc”.

(6): Trường hợp người yêu cầu công chứng đề nghị công chứng viên đọc dự thảo hợp đồng, giao dịch, thì ghi người yêu cầu công chứng đã nghe công chứng viên đọc hợp đồng (giao dịch);

Thông tư số 01 quy định là “các bên/bên/ông (bà)” (Thông tư số 01 ghi người yêu cầu công chứng) phù hợp với tính chất của hợp đồng, giao dịch và các loại văn bản công chứng

8

Ký, điểm chi

(7): Trường hợp người yêu cầu công chứng điểm chỉ thì ghi là “điểm chỉ”; trường hợp vừa ký vừa điểm chỉ thì ghi là “ký và điểm chỉ”.

(7.1): Trường hợp người yêu cầu công chứng điểm chỉ thì ghi là “dấu điểm chỉ”; trường hợp vừa ký vừa điểm chỉ thì ghi là “chữ ký và dấu điểm chỉ”.

Người làm chứng, người phiên dịch không bắt buộc phải ký vào từng trang mà chỉ cần ký vào trang cuối của hợp đồng (giao dịch).

(7): Trường hợp người giao kết hợp đồng (giao dịch) điểm chỉ thì ghi là điểm chỉ, vừa ký vừa điểm chỉ thì ghi là ký và điểm chỉ

Thông tư 01 nêu rõ Người làm chứng, người phiên dịch không bắt buộc phải ký vào từng trang mà chỉ cần ký vào trang cuối của hợp đồng (giao dịch).

9

Lời kết công chứng

- Văn bản công chứng này được lập thành ....... (9) bản chính, mỗi bản chính gồm .... tờ, ...... trang (10), có giá trị pháp lý như nhau; người yêu cầu công chứng giữ ....... (9) bản chính; 01 (một) bản chính lưu tại ............ (2), tỉnh (thành phố) ................ (11)

- Hợp đồng (giao dịch)/di chúc/ Văn bản thỏa thuận phân chia di sản/ Văn bản khai nhận di sản/Văn bản từ chối nhận di sản này được lập thành ....... bản chính (mỗi bản chính gồm .... tờ, ...... trang (8), có giá trị pháp lý như nhau, Bên A giữ ....... bản chính, Bên B giữ ....... bản chính, ....... bản chính lưu tại Phòng công chứng số............../Văn phòng công chứng...................., tỉnh (thành phố)...................).

- Thông tư số 01 nêu cụm từ chung gồm tất cả các loại văn bản công chứng “Văn bản công chứng này” (Thông tư số 06 nêu cụ thể loại văn bản);

- Thông tư số 01 quy định bản chính được gửi cho ngươì yêu cầu công chứng và lưu taị tổ chức hành nghề công chứng (Thông tư số 06 quy định gửi bản chính cho 03 bên (bên A, bên B và lưu tại tổ chức hành nghề công chứng.

10

Mở rộng (*)

Tùy theo từng trường hợp cụ thể, công chứng viên bổ sung vào lời chứng một hoặc một số nội dung sau đây:

a) Nếu trường hợp có người làm chứng thì bổ sung các nội dung: Họ tên của người phải có người làm chứng, lý do phải có người làm chứng, đã tự mời người làm chứng hay được công chứng viên chỉ định người làm chứng; họ tên và giấy tờ tùy thân của người làm chứng, người làm chứng cam đoan có đủ điều kiện để làm chứng theo quy định của pháp luật, đã thực hiện đầy đủ trách nhiệm của người làm chứng và đã ký vào hợp đồng (giao dịch) trước mặt công chứng viên.

b) Nếu trường hợp có người phiên dịch thì bổ sung các nội dung: Họ tên của người phải có người phiên dịch, lý do phải có người phiên dịch, người đã mời người phiên dịch cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc mời người phiên dịch của mình; họ tên, giấy tờ tùy thân của người phiên dịch, người phiên dịch đã dịch lại toàn bộ nội dung liên quan đến hợp đồng (giao dịch) để người phải có người phiên dịch hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của mình, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng (giao dịch). Người phiên dịch cam đoan chịu toàn bộ trách nhiệm trước pháp luật về việc phiên dịch của mình và đã ký vào hợp đồng (giao dịch) này trước mặt công chứng viên.

c) Nếu công chứng tại trụ sở nhưng những người giao kết hợp đồng (giao dịch) không ký cùng thời điểm thì công chứng viên phải ghi rõ họ tên, thời gian từng người giao kết hợp đồng (giao dịch) ký[1] vào hợp đồng (giao dịch).

d) Nếu thực hiện công chứng ngoài trụ sở tổ chức hành nghề công chứng thì bổ sung các nội dung: Họ tên, lý do, địa điểm, thời gian từng người giao kết hợp đồng (giao dịch) ký[2] vào hợp đồng (giao dịch).

đ) Nếu người yêu cầu công chứng đăng ký chữ ký, đăng ký mẫu dấu thì bổ sung các nội dung: Bên nào đã làm thủ tục đăng ký chữ ký, mẫu dấu và đã ký trước vào hợp đồng (giao dịch) này. Công chứng viên đã đối chiếu chữ ký, mẫu dấu trên hợp đồng (giao dịch) và nhận thấy trùng khớp với mẫu chữ ký, mẫu dấu đã đăng ký tại tổ chức hành nghề công chứng.

e) Trong trường hợp cần thiết, công chứng viên có thể đưa vào lời chứng nội dung khác nhưng không được vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội hoặc nhằm trốn tránh, giảm bớt trách nhiệm của công chứng viên.

Không quy định

Từ nội dung mở rộng của Thông tư số 01, nhận thấy một số vấn đề như sau:

- Người làm chứng: ghi rõ lý do có người làm chứng, tự mời hay được công chứng viên chỉ định.

- Người phiên dịch: ghi rõ lý do mời người phiên dịch; người mời phiên dịch cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc người mời phiên dịch.

- Những người giao kết hợp đồng (giao dịch) có thể không ký cùng thời điểm (công chứng tại trụ sở).

11

Một số lưu ý về nội dung lời chứng  

- Các bên đã tự nguyện giao kết ...... (5) này;

- Tại thời điểm ký (7) vào ...... (5) này, các bên giao kết có năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật;

- Các bên giao kết cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, tính hợp pháp của các giấy tờ đã cung cấp liên quan đến việc giao kết ...... (5) này;

- Mục đích, nội dung của ...... (5) không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội;

- Các bên giao kết đã tự đọc lại (8), đồng ý toàn bộ nội dung và ký (7) vào từng trang của ...... (5) này trước mặt tôi; chữ ký (7.1) trong ...... (5) đúng là chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên nêu trên;

Đối với hợp đồng ủy quyền (dùng cho bên ủy quyền), bổ sung thêm:

- Do bên được ủy quyền không thể có mặt tại ....... (2), tỉnh (thành phố) ....... (11), do đó bên được ủy quyền có trách nhiệm liên hệ tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú để hoàn tất thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền. Sau khi hoàn thất thủ tục công chứng, bên được ủy quyền có trách nhiệm gửi cho bên ủy quyền ....... (9) bản chính của văn bản bản công chứng;

- Các bên đã tự nguyện thỏa thuận giao kết hợp đồng (giao dịch) này;

- Tại thời điểm công chứng, các bên giao kết hợp đồng (giao dịch) có năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật;

- Mục đích, nội dung của hợp đồng (giao dịch) không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội;

- Các bên giao kết đã đọc lại toàn bộ dự thảo hợp đồng (giao dịch) này (6), đồng ý toàn bộ nội dung dự thảo hợp đồng (giao dịch), đã ký (7) vào hợp đồng (giao dịch) này trước mặt tôi;

- Thông tư số 01 sửa đổi, bổ sung một số nội dung lời chứng phù hợp với thực tiễn và pháp luật công chứng, như: bỏ cụm từ “thỏa thuận” trong câu “Các bên đã tự nguyện giao kết.... này”; ghi rõ là “tại thời điểm ký vào ...... (5) này, các bên giao kết có năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật” của các bên tham gia trong nội dung văn bản thay vì “tại thời điểm công chứng” như Thông tư số 06; bổ sung nội dung các bên giao kết cam đoan chịu trách nhiệm về tính chính xác, tính hợp pháp của các giấy tờ đã cung cấp liên quan đến việc giao kết; bổ sung việc xác nhận chữ ký đúng là chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên.