Theo đó, Thông tư quy định về cơ cấu tổ chức và điều kiện và trình tự tiến hành cuộc họp Hội đồng thẩm định như sau:

          1. Cơ cấu tổ chức của Hội đồng

          Hội đồng có số lượng thành viên là 07 hoặc 09 người, trong đó: Chủ tịch Hội đồng là đại diện Lãnh đạo Cơ quan thường trực thẩm định; Phó Chủ tịch Hội đồng là đại diện Lãnh đạo Vụ Khoa học Công nghệ và Môi trường; các Ủy viên gồm đại diện Bộ Tài nguyên và Môi trường, các Bộ, ngành có liên quan, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi diễn ra hoạt động tiếp cận nguồn gen và các chuyên gia có chuyên môn phù hợp; hai Ủy viên phản biện là các nhà khoa học có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm trong lĩnh vực có liên quan; thư ký Hội đồng là công chức của Cơ quan thường trực thẩm định.

          2. Điều kiện tiến hành cuộc họp Hội đồng

          Cuộc họp Hội đồng được tiến hành khi đáp ứng các yêu cầu sau: Có mặt ít nhất 2/3 số thành viên của Hội đồng (theo Quyết định thành lập Hội đồng) trong đó phải có Chủ tịch hoặc phó Chủ tịch, các ủy viên phản biện và ủy viên thư ký; Chủ tịch Hội đồng chủ trì các cuộc họp của Hội đồng hoặc phó Chủ tịch Hội đồng chủ trì các phiên họp khi được Chủ tịch Hội đồng ủy quyền bằng văn bản; có sự tham gia của đại diện có thẩm quyền của tổ chức, cá nhân đề nghị cấp Giấy phép tiếp cận nguồn gen hoặc người được ủy quyền bằng văn bản (nếu cần).

          3. Trình tự tiến hành cuộc họp hội đồng

           Ủy viên thư ký đọc quyết định thành lập Hội đồng, giới thiệu thành phần tham dự và báo cáo tóm tắt quá trình xử lý hồ sơ; Chủ tịch Hội đồng điều hành cuộc họp Hội đồng theo thẩm quyền; đại diện có thẩm quyền của tổ chức, cá nhân đề nghị cấp Giấy phép tiếp cận nguồn gen hoặc người được ủy quyền bằng văn bản trình bày những nội dung chính của Hồ sơ (nếu cần); các thành viên Hội đồng có ý kiến đề nghị làm rõ về các nội dung trình bày hoặc đặt câu hỏi; đại diện có thẩm quyền của tổ chức, cá nhân đề nghị cấp Giấy phép tiếp cận nguồn gen (hoặc người được ủy quyền bằng văn bản) phản hồi, cung cấp bổ sung thông tin; các Ủy viên phản biện và Ủy viên Hội đồng trình bày Phiếu nhận xét về hồ sơ theo mẫu. Ủy viên thư ký đọc Phiếu nhận xét của các thành viên Hội đồng vắng mặt (nếu có) để Hội đồng xem xét, tham khảo; Hội đồng thảo luận, đánh giá hồ sơ theo các nội dung quy định và các Ủy viên hội đồng có mặt bỏ Phiếu đánh giá Hồ sơ theo mẫu; Ủy viên thư ký tổng hợp và báo cáo trước Hội đồng về kết quả kiểm phiếu theo mẫu; Hội đồng họp riêng để thống nhất từng nội dung kết luận và thông qua biên bản của Hội đồng; Chủ tịch Hội đồng công bố kết luận của Hội đồng và tuyên bố kết thúc cuộc họp.