1. Trách nhiệm và thẩm quyền của cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài

- Khoản 7 Điều 8 Luật cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài năm 2009 (được sửa đổi, bổ sung năm 2017) quy định nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan đại diện trong thực hiện nhiệm vụ lãnh sự: “Thực hiện nhiệm vụ công chứng, chứng thực phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam và điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và quốc gia tiếp nhận là thành viên…”.

- Khoản 3 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ quy định Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc sau đây:

+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

+ Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.

Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.

- Khoản 1 Điều 78 Luật Công chứng 2014 quy định: “Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài được công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản ủy quyền và các hợp đồng, giao dịch khác theo quy định của Luật này và pháp luật về lãnh sự, ngoại giao, trừ hợp đồng mua bán, chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng cho, cho thuê, thế chấp, góp vốn bằng bất động sản tại Việt Nam”.

2. Người yêu cầu công chứng, chứng thực phải có mặt trực tiếp tại Cơ quan thực hiện

Vấn đề cần lưu ý là người muốn công chứng, chứng thực phải có mặt trực tiếp tại Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài để thực hiện công chứng, chứng thực. Khoản 1 Điều 10 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực, trừ trường hợp chứng thực di chúc, chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký mà người yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác. Ngoài ra, theo quy định về thủ tục chứng thực chữ ký tại Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực.

 Đối với công chứng, theo quy định tại Điều 40 Luật Công chứng năm 2014 thì người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng. Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.

Như vậy, khi người yêu cầu công chứng, chứng thực đang ở nước ngoài muốn công chứng, chứng thực thì liên hệ Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài để thực hiện. Một trong điều kiện thực hiện công chứng, chứng thực là người yêu cầu công chứng, chứng thực phải có mặt trực tiếp tại nơi công chứng, chứng thực./.