Lập một biên bản vi phạm hành chính đúng với quy định pháp luật là nhiệm vụ quan trọng đối với cán bộ, công chức được phân công tham mưu thiết lập biên bản vi phạm hành chính. Từ thực tiễn thi hành, trong bài viết này tôi xin trao đổi một số nội dung có liên quan đến lập biên bản vi phạm hành chính như sau:

1. Các trường hợp người có thẩm quyền phải lập biên bản vi phạm hành chính

Luật Xử lý vi phạm hành chính không quy định cụ thể về các vụ việc vi phạm thuộc trường hợp phải lập biên bản vi phạm hành chính mà thiết kế theo phương pháp loại trừ: Xử phạt vi phạm hành chính có lập biên bản được áp dụng đối với hành vi vi phạm hành chính của cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính không thuộc trường hợp quy định tại đoạn 1 khoản 1 Điều 56 của Luật Xử lý vi phạm hành chính. Căn cứ một số quy định có liên quan đến việc lập biên bản vi phạm hành chính trong Luật Xử lý vi phạm hành chính (Điều 57, Điều 58, Điều 63), Nghị định số 118/2021/NĐ-CP ngày 23/12/2021 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Xử lý vi phạm hành chính (Điều 12) có thể xác định các trường hợp xử phạt vi phạm hành chính phải lập biên bản vi phạm hành chính bao gồm:

(i) Trường hợp thứ nhất là trong quyết định xử phạt vi phạm hành chính có hình thức phạt tiền mà mức phạt tiền trên 250.000 đồng đối với cá nhân, trên 500.000 đồng đối với tổ chức;

(ii) Trường hợp thứ hai là trong quyết định xử phạt vi phạm hành chính có hình thức xử phạt tịch thu tang vật, phương tiện vi phạm hành chính; tước quyền sử dụng giấy phép, chứng chỉ hành nghề có thời hạn; đình chỉ hoạt động có thời hạn; hình thức xử phạt trục xuất và biện pháp khắc phục hậu quả.

(iii) Trường hợp thứ ba là vi phạm hành chính được phát hiện nhờ sử dụng phương tiện, thiết bị kỹ thuật, nghiệp vụ.

2. Xác định chủ thể có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính

Trên cơ sở quy định của Luật Xử lý vi phạm hành chính, Nghị định số 118/2021/NĐ-CP ngày 23/12/2021 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Xử lý vi phạm hành chính, thì chủ thể có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính, bao gồm:

(i) Người có thẩm quyền xử phạt;

(ii) Công chức, viên chức;

(iii) Người thuộc lực lượng Quân đội nhân dân, Công an nhân dân và người làm công tác cơ yếu đang thi hành công vụ, nhiệm vụ;

(iv) Người chỉ huy tàu bay, thuyền trưởng, trưởng tàu và những người được chỉ huy tàu bay, thuyền trưởng, trưởng tàu giao nhiệm vụ lập biên bản.

Lưu ý: Theo quy định tại Điều 6 Nghị định số 118/2021/NĐ-CP thì các chức danh có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính được quy định cụ thể tại các nghị định quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong từng lĩnh vực quản lý nhà nước.

3. Về nội dung của biên bản vi phạm hành chính

Biên bản vi phạm hành chính phải bao gồm các nội dung cơ bản sau đây:

- Ngày, tháng, năm, địa điểm lập biên bản;

- Họ và tên, chức vụ người lập biên bản;

- Thông tin về cá nhân, tổ chức vi phạm và cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan;

- Giờ, ngày, tháng, năm, địa điểm xảy ra vi phạm;

- Mô tả cụ thể, đầy đủ vụ việc, hành vi vi phạm;

- Biện pháp ngăn chặn và bảo đảm xử lý vi phạm hành chính;

- Lời khai của người vi phạm hoặc đại diện tổ chức vi phạm (đại diện theo pháp luật hoặc đại diện theo ủy quyền);

- Lời khai của người chứng kiến, người bị thiệt hại hoặc đại diện tổ chức bị thiệt hại (nếu có); ý kiến của cha mẹ hoặc của người giám hộ trong trường hợp người chưa thành niên vi phạm hành chính (nếu có);

- Quyền và thời hạn giải trình về vi phạm hành chính của cá nhân, tổ chức vi phạm, cơ quan của người có thẩm quyền tiếp nhận giải trình; trường hợp cá nhân, tổ chức không yêu cầu giải trình, thì phải ghi rõ ý kiến vào biên bản;

- Thời gian, địa điểm người vi phạm hoặc đại diện tổ chức vi phạm phải có mặt để giải quyết vụ việc;

- Họ và tên người nhận, thời gian nhận biên bản trong trường hợp biên bản được giao trực tiếp.

4. Về thời hạn lập biên bản vi phạm hành chính

Theo quy định hiện hành thì thời hạn lập biên bản vi phạm hành chính được thực hiện như sau:

(i) Biên bản vi phạm hành chính được lập trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ khi phát hiện vi phạm hành chính;

(ii) Trường hợp vụ việc có nhiều tình tiết phức tạp hoặc có phạm vi rộng, ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, thì biên bản vi phạm hành chính được lập trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ khi phát hiện vi phạm hành chính;

(iii) Trường hợp vi phạm hành chính được phát hiện bằng phương tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ hoặc phải xác định giá trị tang vật, phương tiện, giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm và xác minh tình tiết liên quan, thì biên bản vi phạm hành chính được lập trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày xác định được đối tượng vi phạm bằng phương tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ hoặc nhận được kết quả xác định giá trị tang vật, phương tiện, giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm và xác minh tình tiết liên quan;

(iv) Trường hợp vi phạm hành chính xảy ra trên tàu bay, tàu biển, tàu hỏa, thì người có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính hoặc người chỉ huy tàu bay, thuyền trưởng, trưởng tàu có trách nhiệm lập biên bản vi phạm hành chính và chuyển cho người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ khi tàu bay, tàu biển, tàu hỏa về đến sân bay, bến cảng, nhà ga;

(v) Trường hợp một vụ việc có nhiều hành vi vi phạm hành chính khác nhau, trong đó có hành vi được phát hiện bằng phương tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ hoặc phải xác định giá trị tang vật, phương tiện, giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm và xác minh tình tiết liên quan, thì biên bản vi phạm hành chính được lập đối với các hành vi trong vụ việc đó trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày xác định được đối tượng vi phạm bằng phương tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ hoặc nhận được đầy đủ kết quả xác định giá trị tang vật, phương tiện, giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm và xác minh tình tiết liên quan.

5. Về ký biên bản vi phạm hành chính

Biên bản vi phạm hành chính phải được lập thành ít nhất 02 bản, phải được người lập biên bản và người vi phạm hoặc đại diện tổ chức vi phạm ký, trừ trường hợp biên bản được lập theo quy định tại khoản 7 Điều 58 Luật Xử lý vi phạm hành chính; trường hợp người vi phạm không ký được thì điểm chỉ; nếu có người chứng kiến, người phiên dịch, người bị thiệt hại hoặc đại diện tổ chức bị thiệt hại, thì họ cùng phải ký vào biên bản; trường hợp biên bản gồm nhiều trang, thì phải ký vào từng trang biên bản;

Trường hợp người vi phạm, đại diện tổ chức vi phạm không có mặt tại nơi vi phạm hoặc cố tình trốn tránh hoặc vì lý do khách quan mà không ký, điểm chỉ vào biên bản hoặc có mặt nhưng từ chối ký, điểm chỉ vào biên bản hoặc trường hợp không xác định được đối tượng vi phạm hành chính, thì biên bản phải có chữ ký của đại diện chính quyền cấp xã nơi xảy ra vi phạm hoặc của ít nhất một người chứng kiến xác nhận việc cá nhân, tổ chức vi phạm không ký vào biên bản; trường hợp không có chữ ký của đại diện chính quyền cấp xã hoặc của người chứng kiến, thì phải ghi rõ lý do vào biên bản.

6. Về giao biên bản vi phạm hành chính

Biên bản vi phạm hành chính lập xong phải được giao cho cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính 01 bản, trừ trường hợp không xác định được cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính. Trường hợp vi phạm hành chính không thuộc thẩm quyền xử phạt của người lập biên bản, thì biên bản và các tài liệu khác phải được chuyển cho người có thẩm quyền xử phạt trong thời hạn 24 giờ, kể từ khi lập biên bản;

Trường hợp người chưa thành niên vi phạm hành chính, thì biên bản còn được gửi cho cha mẹ hoặc người giám hộ của người đó;

Trường hợp người vi phạm, đại diện tổ chức vi phạm không có mặt tại nơi lập biên bản vi phạm hành chính hoặc có mặt nhưng từ chối nhận hoặc có căn cứ cho rằng cá nhân, tổ chức vi phạm trốn tránh không nhận biên bản, thì việc giao biên bản vi phạm hành chính được thực hiện theo quy định tại Điều 70 Luật Xử lý vi phạm hành chính về việc gửi quyết định xử phạt vi phạm hành chính để thi hành.

7. Một số vấn đề cần lưu ý khi lập biên bản vi phạm hành chính

Thứ nhất, biên bản vi phạm hành chính không chỉ ghi nhận sự việc mà còn xác định hành vi vi phạm hành chính, là căn cứ của việc ban hành quyết định xử phạt. Do đó, nội dung và tính chất của biên bản vi phạm hành chính khác với biên bản làm việc, biên bản kiểm tra, biên bản thanh tra hoặc các loại biên bản khác. Vì vậy, biên bản vi phạm hành chính phải được lập cụ thể, rõ ràng, thông tin, số liệu phải chính xác để người có thẩm quyền có căn cứ để xem xét ban hành quyết định xử phạt.

Thứ hai, không lập biên bản vi phạm hành chính đối với trường hợp vi phạm hành chính bị xử phạt theo thủ tục không lập biên bản vi phạm hành chính (xử phạt tại chổ) quy định tại Điều 56 Luật Xử lý vi phạm hành chính.

Thứ ba, một hành vi vi phạm hành chính chỉ bị lập một biên bản và ra quyết định xử phạt một lần. Trường hợp hành vi vi phạm đã bị lập biên bản nhưng chưa ra quyết định xử phạt mà cá nhân, tổ chức không thực hiện yêu cầu, mệnh lệnh của người có thẩm quyền, vẫn cố ý thực hiện hành vi vi phạm đó, thì người có thẩm quyền phải áp dụng biện pháp ngăn chặn và bảo đảm xử lý vi phạm hành chính phù hợp để chấm dứt hành vi vi phạm. Khi ra quyết định xử phạt đối với hành vi đó, người có thẩm quyền xử phạt có thể áp dụng tình tiết tăng nặng quy định tại điểm i khoản 1 Điều 10 Luật Xử lý vi phạm hành chính hoặc xử phạt đối với hành vi không thực hiện yêu cầu, mệnh lệnh của người có thẩm quyền trong trường hợp nghị định quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý nhà nước tương ứng có quy định và xử phạt đối với hành vi vi phạm đã lập biên bản nhưng chưa ra quyết định xử phạt.

Thứ tư,  trường hợp biên bản vi phạm hành chính có sai sót hoặc không thể hiện đầy đủ, chính xác các nội dung quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều 58 Luật Xử lý vi phạm hành chính thì phải tiến hành xác minh tình tiết của vụ việc vi phạm hành chính theo quy định tại Điều 59 của Luật Xử lý vi phạm hành chính để làm căn cứ ra quyết định xử phạt. Việc xác minh tình tiết của vụ việc vi phạm hành chính được lập thành biên bản xác minh. Biên bản xác minh là tài liệu gắn liền với biên bản vi phạm hành chính và được lưu trong hồ sơ xử phạt.

Thứ năm, đối với hành vi có dấu hiệu vi phạm hành chính không thuộc thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính hoặc không thuộc lĩnh vực, địa bàn quản lý của mình, thì người có thẩm quyền đang thi hành công vụ, nhiệm vụ phải lập biên bản làm việc để ghi nhận sự việc và chuyển ngay biên bản đến người có thẩm quyền.

Thứ sáu, người có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính, cá nhân, tổ chức liên quan nếu có lỗi trong việc chuyển biên bản vi phạm hành chính hoặc hồ sơ vụ vi phạm không đúng thời hạn dẫn đến quá thời hạn ra quyết định xử phạt, thì bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Nghiên cứu các quy định của pháp luật hiện hành cho thấy, một biên bản vi phạm hành chính hợp pháp, theo đúng các quy định của pháp luật thì phải đảm bảo các yếu tố về chủ thể có thẩm quyền lập biên bản, hình thức, nội dung của biên bản, tính kịp thời của việc lập biên bản và một số nội dung khác liên quan. Với những trình bày, trao đổi, phân tích như đã nêu trên, tác giả hi vọng rằng sẽ giúp cho cán bộ, công chức được phân công tham mưu thiết lập biên bản vi phạm hành chính có cái nhìn khái quát hơn về lập biên bản vi phạm hành chính và mong nhận được những ý kiến đóng góp, chia sẻ từ phía các độc giả, đồng nghiệp, đặc biệt là những người trực tiếp thực hiện công tác xử phạt vi phạm hành chính quan tâm đến vấn đề này./.